Digitalizacja dokumentów w firmie

Uproszczenie procesów, z jednoczesną poprawą efektywności pracy oraz zmniejszeniem kosztów to kwestie priorytetowe dla każdego przedsiębiorstwa. Dzięki temu firma zyskuje wymierne korzyści, także w zakresie konkurencyjności na rynku – działając szybciej i bardziej efektywnie. Jednym z procesów, który to umożliwia, jest digitalizacja dokumentów. Niezbędna zwłaszcza w czasach, kiedy struktura firmy jest rozproszona, a pracownicy pracują zdalnie.

Od nowoczesnych rozwiązań nie da się uciec – „papierologia” prędzej czy później odejdzie do przeszłości. Digitalizacji nie należy się bać, trzeba jednak podejść do niej z głową. Najważniejsze, by zmiany wdrażać stopniowo oraz kompleksowo, nie zatrzymując się jedynie na zakupie systemu do obiegu dokumentów.

Zanim zostanie wdrożona digitalizacja

W pierwszej kolejności niezbędna jest identyfikacja źródeł dokumentów, czyli uwzględnienie wszystkich miejsc w firmie, w których dokumenty są tworzone oraz przetwarzane. To nie tylko faktury – dlatego niezbędny do skanowania sprzęt należy dobrać do liczby wszystkich dokumentów przechodzących proces skanowania. Zwykle jest ich nawet od pięciu do dziesięciu razy więcej niż faktur! Stąd ten krok jest tak ważny – zwykle firmy błędnie szacują liczbę stron, a tym samym decydują się na niewłaściwy sprzęt.

W kolejnym kroku tworzy się projekt przepływu informacji, oparty o wywiady analityczne oraz uproszczoną analizę procesów. Tylko kompleksowe zarządzanie informacją w całej organizacji zapewni w pełni automatyczny proces obiegu dokumentów. Dlatego główny nacisk kładzie się na poznanie przepływu informacji, miejsc tworzenia faktur, umów, zamówień i tym podobnych, ich wzorców oraz sposobu procesowania. Na tej podstawie możliwe jest określenie, w jaki sposób można te dane ujednolicić.

Wdrożenie narzędzi umożliwiających digitalizację dokumentów w firmie

Dopiero na podstawie danych uzyskanych w procesie identyfikacji źródeł dokumentów oraz projektu przepływu informacji, możliwe jest wdrożenie odpowiednich rozwiązań.

Do digitalizacji dokumentów wykorzystujemy platformę File Maker, która umożliwia tworzenie własnych formularzy, dostosowanych do potrzeb danej organizacji – dodaje specjalista z Nova Praxis, firmy oferującej szybką optymalizację procesów biznesowych. – Co więcej, widok może być dostosowany do urządzenia, na którym wyświetlane są dane, dlatego z powodzeniem można z niej korzystać również na urządzeniach mobilnych. Po stworzeniu miniaplikacji niezbędne jest jej wdrożenie, polegające nie tylko na przygotowaniu środowiska pracy i migracji danych, ale również szkoleniach i warsztatach dla pracowników. W tym czasie wzmożony zostaje support techniczny, aby wdrożenie i rozpoczęcie pracy z aplikacją przebiegło bezproblemowo.

Na podstawie doboru odpowiednich urządzeń oraz ich konfiguracji możliwe jest zrealizowanie pełnej automatyzacji procesów, co przyczynia się do znacznego ułatwienia przebiegu dokumentów w organizacji. Firma odczuwa realne korzyści z digitalizacji.

Korzyści, które niesie ze sobą digitalizacja dokumentów

No dobrze, ale po co to wszystko? Jakie korzyści dla organizacji niesie wdrożenie procesów digitalizacji w biurze? Przede wszystkim wspomniane już możliwości optymalizacji pracy, z jednoczesną poprawą efektywności. I, co najważniejsze, zmniejszenie kosztów, związanych nie tylko z koniecznością zatrudniania zewnętrznych firm lub zatrudniania dodatkowych pracowników, ale również z tak z pozoru prozaicznymi rzeczami, jak papier do drukarki. Również oszczędność czasu przekłada się na poprawę wyników finansowych – czas, który byłby niezbędny na wypełnianie dokumentów papierowych, może być przeznaczony na pracę, która przyniesie realny zysk.

Obieg dokumentów oraz komunikacja wewnętrzna przebiega znacznie sprawniej. Zwłaszcza w sytuacjach, kiedy pracownicy są rozproszeni poza firmą, ponieważ pracują zdalnie. Jest to korzyść nie tylko dla pracodawcy, ale również pracowników, którzy dzięki temu mają dostęp do najważniejszych dokumentów oraz informacji na wyciągnięcie ręki – wystarczy dostęp do komputera lub smartfona.

Jednocześnie, dzięki określeniu standardu dokumentów, wszystkie papiery firmowe mają ten sam wzór, przez co zmniejsza się ryzyko błędów i pomyłek oraz skraca czas realizacji zadań. Dzięki możliwości pobraniu danych z systemu do dokumentu nie ma mowy o literówkach.

Wyzwania związane z digitalizacją w firmie

Digitalizacja dokumentów to nie tylko korzyści, ale również wyzwania. Przede wszystkim nie da się wprowadzić zmian od ręki – potrzeba czasu, aby nie spowodować zakłóceń w pracy organizacji. W zależności od wielkości firmy, wyboru rozwiązania oraz jego wdrożenia, od momentu rozpoczęcia do zakończenia może minąć nawet kilkanaście miesięcy. W skali okresu działalności przedsiębiorstwa oraz korzyści, które ostatecznie przeważają niedogodności, jest to stosunkowo krótko, jednak nie są to zmiany możliwe do wprowadzenia na już.

Istnieje również ryzyko związane z cyberprzestępczością. Zabezpieczenie danych, zwłaszcza tych wrażliwych, powinno być priorytetem dla firm, które planują digitalizację. Na szczęście nowoczesne rozwiązania umożliwiają zabezpieczenie dokumentów, jednak wciąż słabym ogniwem jest czynnik ludzki. Dlatego tak ważna jest rola szkoleń i warsztatów dla pracowników – nawet najbezpieczniejszy system może zostać złamany przez niefrasobliwość osób, które mają dostęp do danych.

Nie znaczy to jednak, że cyfryzacji należy się bać. Wręcz przeciwnie – to rozwiązanie, które z pewnością z czasem zastąpi tradycyjny obieg dokumentów papierowych. Wystarczy jedynie zapamiętać kilka prostych zasad bezpieczeństwa, by uchronić się przed atakiem. W końcu dokumenty papierowe też mogą zostać skradzione – dlatego niezależnie od tego, w jaki sposób są przechowywane dane w firmie (w formie papierowej lub elektronicznej), każde powinny być chronione we właściwy sposób.