Jak działają systemy do obiegu dokumentów?

Zastosowanie współczesnych systemów usprawniających pracę biura sprawia, że przedsiębiorstwo może pracować efektywniej, dbając tym samym o satysfakcję klientów wewnętrznych i zewnętrznych. Cyfryzacja dokumentacji, skanowanie i zdalne przetwarzanie to przyszłość czekająca każdą firmę. Lepiej najnowsze rozwiązania wprowadzać od razu, żeby nie pozostać w tyle za konkurencją. Przeczytaj dziś o nowoczesnym systemie obiegu dokumentów.

Nowoczesne systemu do obiegu dokumentów

– Obecne rozwiązania pozwalają zapomnieć o mierzeniu się z tradycyjną dokumentacją, która wymagała dodatkowych procedur zabezpieczających. Samo sprawdzanie upoważnień pracowników firmy, którzy mogą mieć do danej dokumentacji dostęp, jest dodatkową pracą, związaną z jakimś stopniem ryzyka – informuje ekspert z firmy E.Volution.

Współczesne zarządzenie dokumentami odmienia zastosowanie zautomatyzowanego systemu. Systemy komputerowe pozwalają nadać każdemu pracownikowi poziom dostępu do dokumentów, a tym z kolei nadać priorytet ważności. Nowoczesne systemy pozwalają na skanowanie dokumentów i ich automatyczne przetwarzanie. W razie potrzeby dokumenty mogą być archiwizowane na bezpiecznych serwerach. Do tego samego dokumentu może mieć dostęp księgowa, która prowadzi rachunki, jak i pracownik działu reklamacji. To znacznie usprawnia pracę, eliminuje konieczność dbania o oryginały i tworzenia zapasowych kopii.  To, czym zajmował się niegdyś sekretariat a w większych firmach całe działy odpowiedzialne za dokumentację, zostaje poddane procesowi cyfryzacji i automatyzacji. Obieg dokumentów staje się szybki, prosty, a załatwianie spraw klientów efektywne, bez ryzyka strat.

Obieg dokumentów – co się za tym kryje?

Wprowadzenie cyfrowego zarządzania dokumentami sprawia, że wszystko masz w jednym miejscu. Począwszy od zamówienia, poprzez prowadzoną z klientem korespondencję, kończąc na fakturach – wszystko to w jednym miejscu, wystarczy tylko odszukać w systemie.  W razie zapytania upoważnionej do tego osoby możesz niezwłocznie udzielić odpowiedzi. Czy zlecenie zostało zrealizowane? Kiedy nastąpiła realizacja? Czy klient opłacił fakturę? Itp. itd. Dostęp do dokumentacji może mieć księgowa, z pewnością znacznie ułatwia to prowadzenie księgi przychodów i rozchodów. Wprowadzenie cyfrowego obiegu dokumentów pozwala na oszczędzanie zasobów. Nie tylko nie potrzeba w firmie oddzielnego zespołu do zarządzania obiegiem dokumentów, ale także ryzyko pomyłek jest mniejsze, skuteczniej prowadzi się negocjacje handlowe i sprawniej rozlicza z fiskusem. Pozostała energia może zostać spożytkowana na rozwój i ekspansję firmy na rynku.