Kserokopiarka monochromatyczna czy kolorowa? Na co lepiej się zdecydować?

Nie ulega wątpliwości, że kolorowe kserokopiarki wielofunkcyjne są bardziej uniwersalne od modeli czarno-białych. Czy oznacza to, że w każdych okolicznościach kolor będzie lepszym wyborem? Jakie firmy nie powinny rezygnować z wydruków kolorowych, a jakie mogą skorzystać na ograniczeniu się do wydruków monochromatycznych? Analizujemy zalety i wady kolorowych i czarno-białych kserokopiarek wielofunkcyjnych klasy biznesowej.

W epoce powszechnej dostępności druku w kolorze nie każdy potencjalny nabywca kserokopiarki zdaje sobie sprawę z faktu, że na rynku oferowane są urządzenia wielofunkcyjne do biura, które drukują wyłącznie w odcieniach szarości. Warto bliżej przyjrzeć się tego typu kserokopiarkom.

Kto nie potrzebuje kolorowej kopiarki?

Każdy, kto ma odpowiednie fundusze, może kupić do biura kolorową kserokopiarkę wielofunkcyjną. Jeżeli jednak priorytetem jest maksymalne obniżenie średniego kosztu jednego wydruku, to warto zainteresować się urządzeniami monochromatycznymi. Kserokopiarki czarno-białe są znacznie tańsze w eksploatacji i w zakupie od modeli drukujących w kolorze. Tym bardziej że nie zawsze musi to być urządzenie fabrycznie nowe: doskonałym wyborem są wysokowydajne czarno-białe kserokopiarki poleasingowe renomowanych producentów. Wszechstronnie sprawdzone urządzenia oferowane są w bardzo atrakcyjnych cenach.

Przed zakupem kopiarki czarno-białej warto przeprowadzić audyt środowiska druku. Jego celem powinno być ustalenie, jaki procent wszystkich kopiowanych i drukowanych dokumentów powstaje w kolorze. W przypadku, gdy stanowią one kilka procent, optymalnym rozwiązaniem będzie duża, wydajna kopiarka monochromatyczna i małe urządzenie nabiurkowe, które zaspokoi okazjonalne zapotrzebowanie na druk w kolorze.

W ramach audytu warto też przeanalizować, jakiego typu wydruki powstają w kolorze. Często okazuje się, że są to np. faktury z kolorowym logo, z których można zrezygnować bez szkody dla działalności firmy. Kolorowe kopiarki nie są niezbędne w firmach, które powielają i drukują głównie faktury, umowy, instrukcje obsługi. Oczywiście można je drukować w kolorze, ale jest to rozwiązanie generujące duże koszty, które najczęściej nie wpływa na poprawę wyników osiąganych przez przedsiębiorstwo.

Warto zaznaczyć, że wiele kopiarek czarno-białych skanuje w kolorze. Oznacza to, że dokumenty, które muszą być skopiowane w kolorze, można zapisać w pliku graficznym i wysłać na kolorową drukarkę. 

Kolorowy druk jest niezbędny w sektorze kreatywnym

Nie zawsze oszczędność za wszelką cenę ma sens. Nie warto rezygnować z kolorów, gdy na wielu wydrukach pojawiają się wykresy, barwne rysunki i fotografie. Wiele firm, w ramach konsekwentnej promocji marki, zachowuje swoje barwy, w tym wierną kolorystykę logotypu, nawet na fakturach i formularzach.

Doradca klienta z firmy DKS w Bydgoszczy, sprzedawcy kserokopiarek, wskazuje branże, w których kopiarki kolorowe są niezbędne: – Największe zapotrzebowanie na kopiowanie, skanowanie i druk w kolorze ma sektor kreatywny, w tym przede wszystkim agencje reklamowe, firmy projektowe (architektura, moda, wystrój wnętrz, programowanie i wiele innych), wydawcy książek, organizacje działające na polu kultury. Kolorowe wydruki są niezbędne do prezentowania klientom kolejnych wersji projektów, uzgadniania poprawek lub wyboru ostatecznych wersji kolorystycznych wydruków reklamowych czy wydawnictw. Kolorowa kserokopiarka wielofunkcyjna jest też bardzo wydajną i oszczędną maszyną do małej poligrafii: idealnie sprawdzi się w firmach, które we własnym zakresie wytwarzają ulotki, małe plakaty oraz broszury i materiały szkoleniowe w niewielkich nakładach. 

Wybierając kserokopiarkę do biura, należy dobrze oszacować swoje potrzeby: określić precyzyjnie liczbę wydruków czarno-białych i kolorowych. Jeżeli zrezygnujesz z wydruków w kolorze, szybko zauważysz w budżecie znaczne zmniejszenie wydatków na materiały eksploatacyjne. Jeżeli druk w kolorze jest w Twojej firmie niezbędny, wybierz ekonomiczną kserokopiarkę kolorową. Tego typu maszyny zastępują wiele nabiurkowych urządzeń drukujących, które są często mało wydajne i przestarzałe. Złotym środkiem może okazać się tandem złożony z dwóch dopasowanych do realnego zapotrzebowania urządzeń wielofunkcyjnych – jednego do wydruków kolorowych i jednego do czarno-białych. W ten sposób można w pełni wykorzystać potencjał druku monochromatycznego, bez konieczności rezygnowania z koloru.